Хранение конфиденциальных документов

Бенджамин Франклин С развитием информационного общества все большее значение приобретают проблемы, связанные с защитой конфиденциальной информации. Дела долговременного хранения в ведомственном архиве учреждения, фирмы свыше 10 лет. Контроль исполнения конфиденциальных документов. Во-вторых, внеофисное хранение документов очень выгодно, потому что вы экономите на аренде площади под архив и на зарплате работникам архива. Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. Окна помещений обязаны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникания в помещение сторонних лиц. Да, но только в случае крайней необходимости. Самое главное следует не забывать что совещания с участием представителей других организаций проводятся с разрешения руководителя предприятия. Книга содержит информацию, необходимую для делопроизводителей, секретарей, Учебник по делопроизводству Учебник по делопроизводству Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа 3. В крайнем случае по окончании рабочего дня ключ от этого сейфа совместно с рабочим экземпляром ключа от входной двери помещении передается в пенале, опечатанном сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства, в службу охраны с внесением соответственных данных в граф 1-6 журнальчика передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами. Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы.

Порядок получения, правила обработки, передача и предоставление персональных данных осуществляются в соответствии с действующим законодательством Украины и нормативными актами Банка. Не забывайте, что от уровня ответственности, с которым каждая организация подходит к вопросу хранение конфиденциальных документов, зависит сохранность вашей коммерческой либо служебной тайны. Перед уничтожение пломбы снимаются и проверяется соответствие документов приложенной описи. Их получение и возврат производятся в обмен на специально заготовленную расписку жетон , удостоверение либо пропуск сотрудника. Объем сведений, составляющих конфиденциальную информацию, в конкретном структурном подразделении Банка определяется руководителями этих структурных подразделений, исходя из специфики деятельности структурных подразделений, а также с обязательным учетом утвержденного в Банке Перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию Банка. Ответственность работников и должностных лиц Банка за несоблюдение режима защиты персональных данных наступает в соответствии с действующим законодательством Украины и нормативными актами Банка. В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на: внутренние. Есть еще один важный момент хранения документов за пределами офисов.

Поэтому самым правильным решением в данном случае является обращение к услугам внеофисного хранения документов. Руководитель структурного подразделения вправе самостоятельно устанавливать во вверенном ему структурном подразделении правила работы с конфиденциальной информацией, в том числе назначать сотрудников, ответственных за учет и хранение конфиденциальных документов в структурном подразделении, передачу документов в другие подразделения. Передача конфиденциальной информации осуществляется владельцем такой информации только с разрешения Председателя Правления Банка согласно его резолюции на официальном запросе. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ учреждения, фирмы и структурных подразделений, в ведении которых находились заведенные и сформированные дела, при методической помощи и под контролем ведомственного архива. Хранение открытых документов совместно с конфиденциальными допускается лишь в вариантах, когда они являются приложениями к конфиденциальным документам. Сведения, составляющие коммерческую тайну, являются собственностью Банка, а в отдельных случаях — собственностью других юридических или физических лиц. В основном, для работы, сотрудникам не обязательно иметь оригинал документа, достаточно его электронного аналога.

В интересах защиты конфиденциальной информации Банком создается система допуска к ней сотрудников, которым она необходима для выполнения ими своих функциональных обязанностей. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Не считая того они должны соответствовать нормам, установленным для хранения документов: удалены от помещений с пищевыми продуктами и хим веществами, не иметь с ними вентиляционных каналов, отвечать требованиям пожарной сохранности, санитарным нормам, также быть гарантированы от затопления. При передаче конфиденциальной информации в подразделения, расположенные за пределами центрального офиса Банка, запечатанный пакет с грифом «Конфиденциально» с указанием адресата и отправителя передаётся в Аппарат Правления Банка, где регистрируется и отправляется с описью по назначению. ФЗ «О коммерческой тайне» гласит, что каждая компания может сама для себя разработать перечень документов, составляющих коммерческую тайну. Изменения в конфиденциальный документ исполнитель может внести только с разрешения руководителя, подписавшего документ и установившего гриф «Конфиденциально». При этом сотрудник подразделения обязан сверить номер полученного документа с его номером в Журнале учета, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. Дела оформляются и готовятся к сдаче в ведомственный архив в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов.

Дела папки с конфиденциальными документами должны храниться в несгораемых сейфах или запирающихся шкафах, обеспеченных приспособлениями для опечатывания. Персональный состав экспертной комиссии утверждается приказом первого руководителя учреждения, фирмы. При появлении чрезвычайной ситуации сотрудники подразделения конфиденциально делопроизводства должны немедля вызвать пожарную команду либо подобающую аварийную службу, уведомить управляющего компании, принять меры к ликвидации чрезвычайной ситуации, а при невозможности ликвидации обеспечить охрану документов своими силами, также силами службы охраны компании и начать эвакуацию документов в заблаговременно конкретное место. В случаях, когда нарушением сотрудником Банка принципов сохранности конфиденциальной информации причинен моральный или материальный ущерб Банку или физическому лицу клиенту Банка , виновный сотрудник возмещает причиненный ущерб в добровольном порядке или по решению суда. В данной Инструкции под коммерческой тайной Банка понимаются сведения, характеризующие и определяющие основную деятельность Банка по управлению, финансированию, банковским операциям, услугам, разглашение которых может нанести Банку, его сотрудникам и клиентам значительный экономический ущерб или создать условия, затрудняющие выполнение ими своих функций. Они могут оснащаться охранной сигнализацией, связанной с пультом централизованного наблюдения за сигнализацией. Защита и обработка 19 сен 2010 Особенности обработки и хранения документов.

При выдаче документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.

добавлено 87 комментария(ев)